יש כמה טיפים שיכולים לעזור לבעלי עסקים המעוניינים לרכוש מרכזיה במחיר אטרקטיבי ככל האפשר. הטיפ הראשון הוא להשוות בין מרכזיות לפי פרמטרים קבועים. הפרמטרים הרלוונטיים עבור השוואה מן הסוג הזה הם מותג, טכנולוגיה, הרכב מערכת ומסך. מרכזיה במחיר נמוך תציע מסך לא צבעוני או תגיע ללא מסך בכלל, לעומת מרכזיה במחיר גבוה יחסית שבה ישנו מסך צבעוני ותפריט שפות מגוון.
מבחינה טכנולוגית, הטיפ השני הוא להתאים בין אופי המרכזיה לבין צרכי העסק. האפשרויות הנפוצות הן לבחור בין מרכזייה רגילה, מרכזיית IP או טלפון IP. הרכב המערכת קובע גם את הטכנולוגיה בה פועלת המרכזייה. טכנולוגיית DECT היא תקשורת אלחוטית דיגיטלית בה ישנה איכות שמע משופרת וניתן לחבר מספר ניידים לקו טלפון אחד. לעומת זאת, טכנולוגית OVER VOICE מותקנת בטלפון המשתמש ברשת האינטרנט ולא ברשת הטלפונית. שיטה זו מאפשרת חיוג לטלפון רגיל בתשלום וחלק מהמכשירים דורשים חיבור למחשב ולתוכנה.
יתרונות ומגבלות של כל מרכזיה
ברכישת מרכזיה מחיר עשוי להיקבע גם לפי רשימת היתרונות והמגבלות. הטיפ בהקשר הזה הוא לבדוק מראש את המפרט הטכני ולברר כיצד הוא משפיע על ההתנהלות בתוך העסק, הארגון או החברה. יתרונות משמעותיים יש למרכזיה בה לא קיימות עלויות של ציוד עבור העסק. לעומת זאת, המגבלות באות לידי ביטוי במגוון יכולות קטן ומוגבל. עדיף לבחור מרכזיה במחיר חודשי קבוע, זול ונוח ולברר האם ניתן לבצע שיחות פנים ארגוניות ללא תלות במרחק ובמיקום.
מכל האמור לעיל קל יותר להבין מה משפיע על מחירי מרכזיות וממה נובעים ההבדלים בין חבילות תקשורת. בעל עסק צריך להשקיע לפחות כמה ימים בהשוואה בין חבילות ולוודא בחירה במרכזיה המתאימה לדרישותיו.